페이퍼리스 에 대해 알아보는 포스팅을 하겠습니다. 페이퍼리스 (Paperless) 는 사무자동화의 한 결과물로, 기록 매체가 종이문서에서 디지털로 바뀌어 종이가 필요 없는 현상을 뜻하는 용어입니다. 페이퍼리스 오피스 는 아날로그 종이문서 대신 디지털 전자문서를 이용해 업무 처리를 합니다. 전자문서란 컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 디바이스에서 전자적 형태로 작성되어 송수신, 저장되는 정보 문서을 뜻합니다.
아래는 페이퍼리스 가 필요한 이유입니다.
페이퍼리스 가 필요한 이유 1. 종이문서의 비효율성
한 은행에서 1년에 발생하는 종이문서는 약 1억 장이라고 합니다. 이를 박스에 넣으면 7만 3천 박스가 나오는데 이를 저장하기 위해서는 600평 규모의 문서고가 필요합니다. 우리나라 기업과 금융기관 등은 각종 종이문서 또는 서류의 유통 보관에 연간 1조 원 이상을 지불하는 것으로 추정하고 있습니다. 은행에서 전자문서는 활성화되어있지만 아직도 대출이나 여신 업무, 압류추심통지 등은 종이문서로 이루어집니다. 페이퍼리스 가 되어 종이문서를 사용 안 하고 전자문서를 사용하면 이런 종이문서 관리비용이 0원이 되는 것입니다.
페이퍼리스 가 필요한 이유 2. 환경파괴를 줄일 수 있습니다.
종이의 원재료는 펄프인데요 펄프는 나무에서 얻어지는 것입니다. 종이 1톤을 만드는데 30년생 이상인 나무 17그루가 소요됩니다. 종이문서가 줄어드는 만큼 나무와 숲을 보호할 수 있습니다.
페이퍼리스 가 필요한 이유 3. 정보 이용률의 향상
종이문서의 가장 큰 단점은 검색이 힘들다는 것입니다. 종이문서에서 색인 시스템을 사용하지 않고 직접 원하는 정보를 찾는 것은 정말 힘든 작업입니다. 하지만 전자문서는 문서 검색이 용이해 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
우리나라의 전자문서 활용률은 평균 57.3%라고 한국인터넷진흥원은 발표하였습니다. 의료분야의 전자문서 활용률은 더 낮은 38.2% 수준인데요. 하지만 우리나라 산업은 조금씩 페이퍼리스 로 나아가고 있는 중입니다.
아래는 페이퍼리스 최근 사례입니다.
페이퍼리스 사례 1. 공공
고양시는 최근 종이서류 없는 페이퍼리스 간부회의를 진행했습니다. 고양시 간부회의를 할 때마다 모두 4천 페이지 정도의 종이 자료가 필요했는데요. 이젠 그런 거 없이 태블릿을 활용해 페이퍼리스 회의를 하고 있습니다. 태블릿으로 자료를 다루다 보니 회의 준비 시간도 줄었습니다. 건양사이버대학교도 회의 때 태블릿을 활용한 페이퍼리스 회의를 진행 중입니다.
페이퍼리스 사례 2. 금융
신한은행은 전국 6,500여 개 지점에서 종이 신청서를 없애 나갈 예정입니다. 통장과 카드 개설, 신용대출, 외환 거래 등 130여 개 창구 업무에서 종이 문서 대신 태블릿을 활용해 신청 처리 업무를 할 예정입니다. 요즘은 보험 신청하려 하면 보험상담사가 가입할 때 태블릿을 종이 문서 대신 사용하기도 합니다.
페이퍼리스 사례 3. 의료
분당 서울대병원은 환자들의 의무기록, 영상자료 사본 발급 등을 신청할 경우 종이 문서에 신청서를 작성한 것에서 벗어나, 모니터에서 터치하고 서명하는 전자 시스템을 개발 중입니다. 어떤 병원은 환자의 의료 차트를 종이문서에서 태블릿으로 교체하기도 하였습니다.
페이퍼리스 사례 4. 유통
이마트는 전국 170여 개 매장에서 모바일 영수증 서비스를 시작했습니다. 이마트 애플리케이션을 설치한 후 종이 영수증 미출력 메뉴를 선택하면 모바일 영수증 서비스를 이용할 수 있습니다. 종이 영수증 대신 모바일 영수증을 이용하면 연간 7억 원 상당의 종이를 절약할 수 있는데, 이는 30년생 나무 8,000그루를 보호하는 효과를 낼 수 있습니다.
페이퍼리스 사례 5. 부동산
서울 전역에서 실시된 부동산 전자계약이 전국으로 확대 시행합니다. 부동산 전자 계약은 종이서류나 인감 없이 스마트폰과 컴퓨터, 태블릿 PC 등으로 언제 어디서나 부동산 계약을 체결하는 시스템입니다. 전자계약 시스템은 공인된 서버를 이용해 계약 체결하는 것이기 때문에, 종이문서보다 사기를 당할 염려가 적습니다.
페이퍼리스 사례 6. 관광
금호리조트는 국내 리조트 최초로 직영 운영하는 통영 마리나리조트, 설악리조트, 화순리조트, 제주 리조트의 4곳에 태블릿을 활용한 페이퍼리스 숙박을 구현하였습니다. 체크인을 고객이 종이에 작성했던 숙박카드를 디지털 문서로 변환하여 태블릿 화면에 담아냈습니다.
페이퍼리스 시대가 더 본격적으로 된다고 해도 종이를 사용 안 하지는 않을 것입니다. 종이문서 특유의 간편함과 오프라인 활용으로써의 이점이 있기 때문인데요. 그래도 종이문서를 많이 덜 사용하게 되기는 할 것입니다. 페이퍼리스 시대가 본격화되어 환경을 더 보전하며 살았으면 좋겠습니다. 행복하세요!!